Sempre più spesso le aziende scelgono la formula degli uffici senza stanze per organizzare il lavoro, per facilitare la collaborazione tra colleghi e sviluppare il metodo dell’open innovation. Questo però comporta la mancanza di privacy in ufficio durante le ore trascorse a lavorare. Anche nei momenti di pausa tutto è alla mercé dei colleghi.
Nell’arco della giornata lavorativa si può aver bisogno di fare una telefonata riservata o si può sentire la necessità di chiedere un po’ di isolamento. Con alcuni accorgimenti anche l’open space può diventare un luogo dove mantenere il proprio spazio personale. Prima di tutto stabilire tra colleghi alcune regole comuni da mantenere affinché tutti si possano permettersi un attimo di tranquillità, al di fuori dei ficcanaso. E’ meglio decidere a priori i momenti e i luoghi dove ciascuno può ritagliarsi quei cinque minuti di privacy. Naturalmente tutti devono averne diritto senza prevaricazioni. In genere esistono degli uffici riservati alle telefonate o salette riunioni dove ci si può ritirare per qualche minuto. L’importante è che nessuno ne abusi perché tutti ne possano usufruire in maniera alternata. Se non c’è un vero regolamento si può accordarsi tra colleghi sul tempo massimo in cui si può occupare lo spazio riservato. Le cuffie per ascoltare un po’ di musica possono servire per isolarsi e trovare la concentrazione. Quando invece teniamo le cuffie per telefonare non ci rendiamo conto se stiamo alzando la voce e possiamo disturbare i vicini di scrivania, per questo occorre fare massima attenzione.
In genere tutte le aziende consentono di raccogliere alcuni accessori personali riposti in una cassettiera oppure in un armadietto. Meglio non lasciare sulla scrivania: portafogli, chiavi, fotografie e documenti privati che vogliamo tenere al riparo da sguardi indiscreti o da persone che visitano l’ufficio. Se l’azienda adotta lo smart working almeno nelle giornate di lavoro a casa ci si sentirà più tutelati rispetto alla privacy. Se l’azienda vuole offrire maggiore confort ai suoi dipendenti potrebbe realizzare pannelli che separino alcune postazioni particolarmente rumorose come le scrivanie dei venditori o di chi ha bisogno spesso di conversare con altri colleghi. Anche le piante possono servire allo scopo per attutire i rumori tra un posto e l’altro.
Al di là degli ambienti fisici si può pensare che ritagliarsi qualche minuto per inviare una mail personale, chattare o postare sui social network possa permettere di superare i vincoli dell’open space, ma non bisogna dimenticare che gli strumenti informatici aziendali non sono luoghi di privacy e riservatezza. Bisogna conoscere i regolamenti sull’utilizzo di beni aziendali e le policy in ordine all’uso di smartphone e pc. Tutto quello che si compie in area informatica è tracciato e lascia una memoria.