Né troppo seri né troppo informali: le regole d’oro per scrivere un’email

Come scrivere un’email a un collega di lavoro? Pochi sanno rispondere a questa domanda, sottovalutando l’importanza delle regole per un’efficace comunicazione digitale. Ecco come fare per non commettere errori.

Imparare alcuni trucchi su come scrivere un’email a un collega di lavoro è importante quanto redigere un buon curriculum o una lettera di presentazione, perché vi aiuterà a migliorare la qualità della comunicazione in ufficio.

Quando dovete farlo, rivolgetevi solo ai diretti interessati invece di inviare il messaggio a una lunga lista di destinatari in copia conoscenza, anche per impedire che finisca nella cartella Spam.

Se non avete tempo, procedete con invii multipli ma inserite gli indirizzi nella stringa Ccn per nasconderli ai riceventi. Non dimenticate di indicare sempre l’oggetto dell’email, che deve essere chiaro e sintetico per evidenziarne immediatamente il contenuto. Non utilizzate diciture generiche come varie, né quelle troppo confidenziali come ciao.

Come scrivere un’email: fate attenzione al tono colloquiale e al contenuto

Come scrivere una email a un collega di cui non sapete il nome? Per non commettere errori imbarazzanti e mantenere un tono professionale, rivolgetevi a lui menzionando la carica ricoperta, evitando il tono confidenziale, come Ciao o Caro.

Un’ottima soluzione è Gentile/Egregio seguito dai vari direttore/responsabile/professore o, nell’incertezza, signore. Per gli appellativi utilizzate le lettere minuscole, dato che persino il Dipartimento della Funzione Pubblica ha sconsigliato l’uso delle maiuscole reverenziali.

Non utilizzate espressioni informali con riferimenti temporali (buongiorno, buonasera), in quanto non potete sapere quando verrà letta, meglio Salve. Fate attenzione anche al corpo del testo, che deve essere privo di errori di ogni tipo – dalla grammatica alla punteggiatura – e scritto con un lessico curato e uno stile adeguato.

Siate precisi ma non troppo tecnici e seri, dato che è solo una email, non un testo scientifico. Per migliorare la leggibilità limitate incisi, ripetizioni e virgole.

Andate al sodo e siate educati

Andare subito al nocciolo della questione è uno dei migliori consigli su come scrivere un’email impeccabile. Eliminate i retorici Come sta?, Tutto bene?, che non aggiungono nulla al contenuto e sono colloquiali. Congedatevi dal destinatario ringraziandolo e salutandolo, per esempio con La ringrazio per la cortese attenzione seguito da Distinti/Cordiali saluti.

Infine ricordate di firmare il messaggio. Fatelo semplicemente scrivendo nome e cognome per esteso (e non soltanto il primo), senza utilizzare le abbreviazioni degli eventuali titoli professionali posseduti (Avv., Arch., ecc.).

Se siete voi a ricevere una email di lavoro, ricordatevi di rispondere, anche per una questione di educazione. Quando lo fa un gruppo di colleghi, non inviate un ringraziamento comune ma personalizzatelo in base a ogni destinatario.