Ecco come scrivere “Out of office” Message prima di partire per le ferie

Out of office Message: come scrivere la risposta automatica prima di partire per le ferie

Ecco le cinque caratteristiche principali che deve avere una lettera di risposta automatica.

1. Utizzate professionalità

Anche se siete particolarmente felici perché state per partire per le vacanze e quindi non avrete più a che fare con i problemi di lavoro per qualche giorno, dovete contenere il vostro entusiasmo e ricordare che il messaggio che state scrivendo è quello che leggeranno i clienti, i fornitori ma anche i colleghi e i vostri capi. Proprio per questo motivo dovete comunicare la massima professionalità.

2. Comunicate la data di rientro

Se qualcuno vi sta scrivendo è perché ha bisogno di voi, quindi l’informazione più importante che occorre inserire per soddisfare le sue necessità è quella della vostra data di rientro. In questo caso bisogna fare attenzione a non creare fraintendimenti spiacevoli: se siete in ferie fino al 31 agosto, dovrete scrivere che sarete fuori sede fino al 31 compreso e rientrerete in ufficio il primo settembre.

3. Date informazioni essenziali per chi legge

Fra le regole principali del “Out of office” Message: come scrivere la risposta automatica prima di partire per le ferie c’è quella di essere essenziali. A nessuno interessa il fatto che state partendo una settimana per andare in vacanza al mare con la nonna e i figli, molto più importante è invece sapere quando rientrerete ma soprattutto a chi rivolgersi in vostra azienda quando si presenta un problema che di solito è di vostra competenza.

4. Non promettete cose impossibili

Presi dall’euforia della partenza, forse sarete tentati di promettere delle cose che poi non riuscirete a mantenere, ad esempio rispondere ai messaggi nel primo giorno dopo il vostro rientro oppure di controllare la posta anche in vacanza. Le promesse non mantenute sono una pessima figura, quindi è meglio limitarsi a dichiarare solo cose realmente fattibili.

5. Date indicazioni precise per le urgenze e la reperibilità

Non dimenticate di inserire nel vostro messaggio out of office la reperibilità oppure di dare eventuali indicazioni chiare su chi contattare e a quali recapiti in caso di necessità. In questo modo agevolerete il lettore che saprà come comportarsi ma soprattutto non creerete alcun tipo di disservizio legato alla vostra assenza a causa delle vacanze. Ovviamente non dimenticate di avvisare la persona che vi sostituirà per questo periodo!